Nahlašování cizinců
ohlašovací povinnost ubytovatele
Kdo musí hlásit a koho, do kdy, jaké údaje a jaké sankce hrozí. A jak Hostivio připraví hlášení automaticky z online check-inu — bez ručního přepisování a vždy včas.
Co je ohlašovací povinnost ubytovatele?
Ohlašovací povinnost je zákonná povinnost ubytovatele aktivně nahlásit ubytování každého cizího státního příslušníka na příslušné oddělení cizinecké policie. Vyplývá ze zákona č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců a týká se každého, kdo poskytuje ubytování za úplatu — bez ohledu na velikost nebo formu podnikání.
Je důležité rozlišovat dvě věci, které se často zaměňují:
- → Ohlašovací povinnost je co musíte splnit — proaktivní hlášení cizince policii do 3 pracovních dnů od ubytování.
- → Ubyport je jak to splníte — webový portál Policie ČR, přes který se hlášení podává (nahráním tzv. UNL souboru). Samotnému portálu se věnuje samostatný průvodce Ubyport.
Tato stránka pokrývá samotnou povinnost — koho, do kdy a jaké údaje hlásit. Pokud řešíte konkrétní práci s portálem a formátem UNL, přejděte na průvodce Ubyport.
Pozor: Povinnost dopadá i na jednotlivce, kteří pronajímají jen jeden apartmán přes Airbnb. Velikost ani frekvence nehrají roli — rozhoduje fakt, že poskytujete ubytování za úplatu.
Kdo musí hlásit a koho se hlášení týká
Ohlašovací povinnost má každý poskytovatel ubytování v ČR — bez ohledu na velikost nebo formu podnikání:
Koho hlásíte a koho ne
- • Občané EU, EHP a Švýcarska
- • Občané třetích zemí
- • Děti cizinců cestující s rodiči
- • Cizinci s povolením k pobytu v ČR
- • Občany České republiky
- • Ty vedete jen v evidenční (domovní) knize
- • A případně z nich odvádíte místní poplatek
Které údaje o cizinci hlásíte
Hlášení musí obsahovat přesně vyjmenované údaje. Pokud byť jeden chybí nebo je chybně přepsaný, může portál hlášení odmítnout — a vy lhůtu nesplníte. Zde je kompletní seznam:
- ✓ Jméno a příjmení (přesně podle dokladu)
- ✓ Datum a místo narození
- ✓ Státní občanství
- ✓ Adresa trvalého bydliště v zahraničí
- ✓ Druh a číslo cestovního dokladu
- ✓ Vízum nebo povolení k pobytu (pokud relevantní)
- ✓ Datum příjezdu a předpokládaného odjezdu
- ✓ Účel pobytu (pokud je vyžadován)
Jde o prakticky stejné údaje, jaké vyžaduje domovní kniha. Proto když data sbíráte jednou — ideálně přes online check-in — pokryjete obě povinnosti naráz a nepřepisujete je dvakrát.
Lhůty a sankce za nesplnění
Ohlašovací povinnost vychází ze zákona o pobytu cizinců. Tyto lhůty a sankce byste měli znát:
| Co | Lhůta / výše | Zdroj |
|---|---|---|
| Nahlášení cizince cizinecké policii (Ubyport) | Do 3 pracovních dnů od ubytování | zák. č. 326/1999 Sb. |
| Pokuta za nesplnění ohlašovací povinnosti | Až 50 000 Kč | §157 zák. č. 326/1999 Sb. |
| Uchování záznamů (domovní kniha) | 6 let od posledního zápisu | zák. č. 326/1999 Sb. |
Konkrétní paragrafy si vždy ověřte v aktuálním znění zákona č. 326/1999 Sb. Reálná výše pokuty se odvíjí od závažnosti, opakovanosti a součinnosti při kontrole — uvedená částka je horní hranice.
Domovní kniha vs. nahlášení přes Ubyport
Nejčastější zmatek: „když mám hosta v domovní knize, mám hotovo, ne?“ Ne. Jde o dvě oddělené povinnosti, které běží souběžně. Tady je rozdíl:
- • Interní evidence všech ubytovaných
- • Předkládáte ji až při kontrole
- • Vede se průběžně, nikam se neodesílá
- • §101 zák. č. 326/1999 Sb.
- • Proaktivní hlášení cizinecké policii
- • Aktivně odesíláte do 3 prac. dnů
- • Týká se jen cizích státních příslušníků
- • zák. č. 326/1999 Sb. (Ubyport)
Jednoduše: domovní knihu vedete pro všechny hosty a ukazujete při kontrole; přes Ubyport aktivně hlásíte cizince do 3 pracovních dnů. Hostivio řeší obě z jednoho online check-inu — víc v průvodcích domovní kniha a Ubyport.
Jak nahlásit cizince krok za krokem
Ruční nahlašování
- ✗ Ruční přepisování údajů z dokladů hostů
- ✗ Přihlašování do Ubyportu pro každé hlášení
- ✗ Riziko překročení 3denní lhůty
- ✗ Chyby v datech mohou způsobit odmítnutí souboru
- ✗ Přepisování stejných dat z domovní knihy znovu
Automatické nahlašování v Hostivio
- ✓ Data se sbírají automaticky při online check-inu
- ✓ UNL soubor pro Ubyport připraven jedním klikem
- ✓ Upozornění na hosty, kteří dosud nebyli nahlášeni
- ✓ Validace dat před exportem — bez chyb
- ✓ Data z domovní knihy se využijí přímo pro Ubyport
Postup s Hostivio
Host obdrží odkaz na check-in formulář
Pošlete hostovi odkaz před příjezdem — formulář vyplní sám na svém telefonu.
Hostivio ověří a uloží data
Systém zkontroluje úplnost a přesnost zadaných údajů.
Data se zapíší do domovní knihy
Automaticky, bez ručního přepisování.
Identifikace hostů pro ohlášení
Hostivio rozpozná podle státní příslušnosti, kteří hosté podléhají ohlašovací povinnosti.
Generování UNL souboru jedním klikem
Pro zvolené období stáhnete soubor kompatibilní s Ubyport v2.
Nahrání do Ubyportu (nebo odeslání přímo)
Soubor nahrajete do portálu Policie ČR. Uživatelé plánu Business mohou hlášení odeslat přímo z Hostivio bez přihlašování do Ubyportu.
Časté scénáře z praxe
Tady jsou situace, na které se nás ubytovatelé ptají nejčastěji, a co s nimi.
Host přijel v pátek večer
Lhůta 3 pracovních dnů běží od ubytování, ale víkend a státní svátky se do ní nepočítají. I tak je rozumné nenechávat hlášení na poslední chvíli — nemocí, dovolenou ani výpadkem portálu lhůtu nezdůvodníte. Hostivio drží přehled nenahlášených hostů, abyste na nikoho nezapomněli.
Rodina cizinců s malými dětmi
Hlásíte každého člena rodiny, včetně dětí. U dětí zaznamenáte vlastní cestovní doklad, případně zápis v pase rodiče. Nezapsání dětí je jednou z nejčastějších chyb, kterou kontrola odhalí.
Host změnil termín odjezdu
Hlásíte předpokládané datum odjezdu, které jste znali při ubytování. Pokud se pobyt výrazně změní, aktualizujte evidenci. Pro samotné hlášení je rozhodující datum ubytování a do 3 pracovních dnů od něj musí být hlášení podáno.
Smíšená skupina Čechů a cizinců
Na cizineckou policii hlásíte pouze cizí státní příslušníky. České hosty do Ubyportu nedáváte — ty vedete jen v evidenční (domovní) knize a případně z nich odvádíte místní poplatek. Hostivio roztřídí hosty automaticky podle státní příslušnosti.
Nejčastější chyby při nahlašování cizinců
- • Zmeškaná třídenní lhůta u hosta, který přijel přes víkend
- • Překlep v čísle cestovního dokladu při ručním přepisu
- • Nenahlášené děti cizinců cestující s rodiči
- • Domněnka, že vedení domovní knihy hlášení nahrazuje
- • Spoléhání na export z Booking.com místo skutečného hlášení
Většina těchto problémů zmizí, pokud máte online check-in, evidenci v cloudu a automatické napojení na Ubyport. K samotné domovní knize i k turistickému poplatku máme samostatné průvodce.
Časté dotazy o nahlašování cizinců
Související témata
Splňte ohlašovací povinnost automaticky — bez pokut, bez starostí
Hostivio vygeneruje UNL soubor pro Ubyport v2 z dat online check-inu. Základní plán zdarma.
Začít zdarma →