Domovní kniha online
kompletní průvodce pro rok 2026
Zákon, povinné údaje, pokuty, kontroly i praxe. A jak Hostivio celou evidenci dělá za vás — automaticky z online check-inu, bez papírování a v souladu se zákonem.
Co je domovní kniha a proč ji musíte vést?
Domovní kniha je úřední evidence všech ubytovaných hostů, kterou musí vést každé ubytovací zařízení v České republice. V praxi se používají dva paralelní pojmy, které spolu úzce souvisí:
- → Domovní kniha podle §101 zákona č. 326/1999 Sb. o pobytu cizinců — slouží k evidenci cizích státních příslušníků a kontroluje ji cizinecká policie.
- → Evidenční kniha podle §3g zákona č. 565/1990 Sb. o místních poplatcích (zavedeno novelou č. 278/2019 Sb. s účinností od 1. 1. 2020) — slouží k evidenci hostů pro účely místního (turistického) poplatku a kontroluje ji obecní úřad.
V Hostivio i v běžné mluvě hostů říkáme oběma "domovní kniha", protože se vedou společně a obsahují prakticky stejné údaje. V tomto návodu pokrýváme obě povinnosti najednou.
Kdo je ubytovatel podle zákona?
Ubytovatelem je každý, kdo poskytuje ubytování za úplatu — bez ohledu na to, zda jde o hotel, penzion, apartmán, chatu, pokoj v rodinném domě, nebo krátkodobý pronájem přes Booking.com či Airbnb. Definice je široce pojata právě proto, aby zákon dopadal na všechny formy ubytování. Pokud vystavujete fakturu nebo přijímáte platbu za nocleh, jste ubytovatel a povinnosti se vás týkají od prvního hosta.
Pozor: Povinnost vést domovní knihu se týká i jednotlivců, kteří pronajímají jen jeden apartmán přes Airbnb. Velikost ani frekvence nehrají roli — rozhoduje fakt, že poskytujete ubytování za úplatu.
Kdo musí vést domovní knihu — rozhodovací strom
Tady je nejčastější otazník: koho zapsat a koho ne. Použijte tento jednoduchý strom — projděte ho po každém hostovi a vždy budete vědět, jakou povinnost máte.
Bydlí ve stejné obci, kde ho ubytováváte?
Praktický pohled: v Hostivio nemusíte rozhodovací strom procházet — systém pozná podle státní příslušnosti a trvalého bydliště, zda hosta zapsat do evidence, vytvořit záznam pro Ubyport a/nebo spočítat místní poplatek. Více o napojení na Ubyport najdete v sekci /ubyport/ a o místním poplatku v /turisticky-poplatek/.
Povinné údaje a formát domovní knihy
Zákon přesně vyjmenovává údaje, které musí domovní kniha obsahovat. Pokud byť jeden chybí, kontrola to bere jako neúplnou evidenci a může uložit pokutu. Zde je kompletní seznam:
Povinné údaje o hostovi
- ✓ Jméno a příjmení (přesně podle dokladu)
- ✓ Datum a místo narození
- ✓ Státní občanství
- ✓ Adresa trvalého bydliště (u cizinců i v zahraničí)
- ✓ Druh a číslo cestovního dokladu
- ✓ Vízum nebo povolení k pobytu (pokud relevantní)
- ✓ Datum příjezdu a předpokládaného odjezdu
- ✓ Účel pobytu (turistika, práce, návštěva apod.)
Co se počítá jako cestovní doklad?
Druh dokladu se liší podle státní příslušnosti hosta. Vědět, co akceptovat, je klíčové — chybný typ dokladu znamená neplatný záznam:
- Občan ČR: občanský průkaz nebo cestovní pas
- Občan EU/EHP/Švýcarska: občanský průkaz vlastní země nebo cestovní pas
- Občan třetí země: cestovní pas (povinné), případně vízum nebo povolení k pobytu
- Děti do 15 let: vlastní pas nebo zápis v pase rodiče (zaznamenat ho také)
Formální požadavky
- ✓ Čitelnost — papírová kniha musí být psána tak, aby šla přečíst i za 6 let. Tužkou ne, vodoodolný inkoust ano.
- ✓ Chronologie — záznamy musí jít po sobě v čase, bez mezer ani přepisů.
- ✓ Archivovatelnost — uchování po dobu 6 let od posledního záznamu, ochrana před ztrátou a poškozením.
- ✓ Dostupnost — při kontrole ji musíte předložit ihned, nejpozději do 24 hodin.
Nejčastější chyby, které ubytovatelé dělají
- • Zapisují jen jméno a datum, vynechají číslo dokladu
- • Spoléhají na rezervační systém Booking.com místo skutečné evidence
- • Vedou knihu v Excelu, ale nemají zálohu — jeden smazaný soubor = pokuta
- • Zapisují tužkou nebo nečitelně
- • Nezapíšou děti, protože "stejně přespávají s rodiči"
- • Po odjezdu hosta nedoplní skutečné datum odjezdu
Tabulka pokut za nevedení nebo porušení
Pokuty vychází ze dvou různých zákonů — zákona o pobytu cizinců a zákona o místních poplatcích. Mohou být uloženy souběžně (cizinecká policie + obecní úřad), takže reálná expozice je vyšší, než si mnoho ubytovatelů uvědomuje.
| Porušení | Výše pokuty | Paragraf |
|---|---|---|
| Ubytovatel (FO i PO) — porušení povinností evidence | do 50 000 Kč ve správním řízení; do 5 000 Kč ve zkráceném (blokovém) řízení | §157 odst. 4 a 7 zák. č. 326/1999 Sb. |
| Nevedení domovní knihy nebo zásadní neúplnost | do 50 000 Kč | §157 odst. 4 zák. č. 326/1999 Sb. |
| Nesplnění ohlašovací povinnosti (Ubyport) u cizince | do 50 000 Kč | §157 odst. 4 zák. č. 326/1999 Sb. |
| Nevedení evidenční knihy pro místní poplatek | sankce dle správce poplatku (obecní úřad) podle daňového řádu | zák. č. 280/2009 Sb. |
| Neodvedení vybraného místního poplatku obci | až trojnásobek dlužné částky | §11 zák. č. 565/1990 Sb. |
Hodnoty představují horní hranice. Reálná výše pokuty se odvíjí od závažnosti, opakovanosti a součinnosti při kontrole. První kontrola s drobnou chybou zpravidla skončí napomenutím — ale jen tehdy, když knihu skutečně máte a chyby jdou rychle napravit. Konkrétní paragrafy si vždy ověřte v aktuálním znění zákonů: zák. č. 326/1999 Sb., zák. č. 565/1990 Sb. a daňový řád (zák. č. 280/2009 Sb.).
Co dělat při kontrole cizinecké policie
Kontrola cizinecké policie chodí bez ohlášení. Zazvoní u dveří, prokáže se služebním průkazem a požádá o předložení dokumentů. Tady je, co se děje a co máte dělat:
Co po vás budou chtít
- 1. Domovní knihu — všechny záznamy za posledních 6 let, dostupné ihned
- 2. Doklady o nahlášení do Ubyportu — potvrzení o podaných hlášeních za cizí státní příslušníky
- 3. Aktuálně ubytované hosty — kdo je nyní v objektu a jejich doklady
- 4. Podklad o oprávnění k podnikání — ŽL nebo výpis z OR (občas)
Časové lhůty, které musíte znát
Vaše práva při kontrole
- → Žádat o předložení služebního průkazu kontrolora a zaznamenat si jeho jméno a číslo
- → Požadovat písemný protokol o průběhu kontroly a o zjištěných nedostatcích
- → Vyjádřit se k zjištěním a podat námitku přímo do protokolu
- → Pokud vám hrozí pokuta, máte právo podat odvolání do 15 dnů od doručení rozhodnutí
Časté chyby při kontrole
- • Snaha rychle něco dopsat do knihy během kontroly — bere se to jako zfalšování
- • Tvrzení "kniha je u účetního" — neuznatelné, musí být na místě nebo do 24 h
- • Podpis protokolu bez přečtení námitek
- • Konfrontační tón — kontrolor pak rozhodne v horní hranici sazby
Papírová vs. Excel/Booking vs. Hostivio
Většina ubytovatelů začíná u papíru, přejde na Excel nebo se spolehne na export z Booking.com — a teprve po první kontrole zjistí, že ani jedno není ideální. Tady je férové srovnání tří nejčastějších přístupů:
- ✗ Ruční přepis ze skenu pasu
- ✗ Riziko ztráty / požáru
- ✗ Vyhledávání trvá hodiny
- ✗ Nečitelnost po letech
- ✗ Žádné napojení na Ubyport
- ~ Lepší než papír, ale stále manuální
- ✗ Chybí číslo dokladu, vízum, účel
- ✗ Smazání souboru = ztráta dat
- ✗ Žádný GDPR režim ani audit
- ✗ Ubyport stále řešíte ručně
- ✓ Host vyplní data sám online
- ✓ Šifrované cloudové uložení 6 let
- ✓ Export PDF na jedno kliknutí
- ✓ Automatická příprava UNL pro Ubyport
- ✓ Výpočet místního poplatku
Krátká vs. dlouhá verze: papír vs. Hostivio
Papírová domovní kniha
- ✗ Ruční zápis dat od každého hosta
- ✗ Riziko chyb a nečitelného písma
- ✗ Ztráta nebo poškození fyzické knihy
- ✗ Složité vyhledávání v záznamech
- ✗ Nutnost fyzické přítomnosti při check-inu
Domovní kniha v Hostivio
- ✓ Automatický zápis z online check-in formuláře
- ✓ Data vždy přesná a kompletní
- ✓ Bezpečné cloudové uložení po dobu 6 let
- ✓ Okamžité vyhledávání a filtrace hostů
- ✓ Check-in bez vaší přítomnosti — odkudkoli
Časté scénáře z praxe
Život hostů a ubytovatelů není učebnice — tady jsou pět nejčastějších situací, na které se nás ubytovatelé ptají, a co s nimi.
Host odjíždí na týden a vrátí se
Pokud host fakticky opustil ubytování (uvolnil pokoj, vrátil klíče), zapište reálné datum odjezdu. Při návratu vytvořte nový záznam. Pokud si pokoj drží a jen někam odjel přes den či víkend, pobyt nepřerušujete a vedete ho jako jeden záznam s původním datem příjezdu.
Ztratil jsem domovní knihu
U papírové knihy nahlásíte ztrátu cizinecké policii a okamžitě začnete vést novou knihu. Pokud máte rezervační záznamy nebo emailovou komunikaci, zrekonstruujete z nich data. Cizinecká policie posuzuje, zda jste se ztrátě rozumně bránili — proto se v Hostivio cloud zálohuje automaticky a podobný scénář vám fyzicky nehrozí.
Host odmítl vyplnit některý údaj
Host má zákonnou povinnost údaje poskytnout — vy jako ubytovatel je musíte mít. Pokud odmítne, nemůžete ho ubytovat. V praxi stačí vysvětlit, že jde o zákonnou povinnost a údaje nejdou veřejně, jdou jen do uzamčené evidence. Online check-in přes Hostivio toto téma odstraňuje, protože host vyplní vše sám předem a bez tlaku u dveří.
Kontrola přišla mimo pracovní dobu
Cizinecká policie kontroluje 24/7, hlavně v sezóně. Pokud vás kontrolor zastihne v noci nebo o víkendu, máte stejnou povinnost knihu předložit do 24 hodin. Cloudová evidence vyřeší situaci na mobilu — přihlásíte se a stáhnete PDF. Papírovou knihu uloženou v kanceláři účetního v takové chvíli prostě nemáte.
Pokuta za prošlou (nečitelnou nebo neúplnou) knihu
Pokud při kontrole vyjde najevo, že záznamy z minulých let jsou neúplné nebo nečitelné, kontrolor zpravidla uloží pokutu v dolní polovině sazby a vyzve vás k nápravě. Spolupracujte, doložte data z jiných systémů (rezervace, faktury) a podejte vyjádření. Doklady doplníte zpětně — ale nikdy ne přepisováním samotné knihy, vždy jen formou dodatku.
Většina těchto problémů zmizí, pokud máte evidenci v cloudu, online check-in a automatické napojení na Ubyport. Pokud vás zajímá samotné nahlašování cizinců nebo výpočet turistického poplatku, máme k tomu samostatné průvodce.
Jak Hostivio vede domovní knihu za vás
Hostivio je systém pro online check-in a evidenci hostů. Kniha se vám plní sama z formuláře, který host vyplní před příjezdem. Vy jen kontrolujete a v případě potřeby exportujete.
Online check-in formulář
Host vyplní údaje sám přes odkaz na svém telefonu nebo počítači. Žádné fyzické formuláře, žádné přepisování ze skenu pasu.
Automatický zápis
Data z formuláře se okamžitě uloží do domovní knihy. Vše přesné, bez překlepů a chybějících polí.
Export a archivace
Kdykoliv stáhněte domovní knihu jako PDF. Data jsou bezpečně šifrovaně uložena po zákonných 6 let.
Okamžité vyhledávání
Najděte libovolného hosta během vteřiny. Filtrujte podle data, jména, státní příslušnosti nebo ubytování.
Napojení na Ubyport
Cizinci se rovnou připraví do UNL souboru pro cizineckou policii. Více v našem průvodci /ubyport/.
Místní poplatek automaticky
Hostivio spočítá turistický poplatek podle pravidel vaší obce. Detaily v sekci /turisticky-poplatek/.
Časté dotazy o domovní knize
Související témata
Začněte vést domovní knihu online ještě dnes — zdarma
Začněte ještě dnes — základní plán je zdarma bez časového omezení.
Začít zdarma →